Zobacz jak to działa
Współpracujemy
.............................................
Obieg faktur
Podążając za wypowiedzią Marion Harper: "Dobre zarządzanie biznesem to zarządzanie jego przyszłością, a zarządzanie przyszłością to zarządzanie informacją" stworzyliśmy innowacyjną platformę informatyczną o nazwie Integrum.
Zanim jednak opowiemy o naszym rozwiązaniu, zadamy Państwu kilka zasadniczych pytań:
Czy zdarzyło się, że w związku z długą drogą akceptacji faktury dotarła ona do organu rozrachunkowego po czasie płatności?
Czy mieli Państwo z tego powodu nieprzyjemności, np. z kluczowymi dostawcami?
Ile razy faktura zaginęła w stercie papierów, bądź uległa zniszczeniu?
Czy ponieśli Państwo dodatkowe koszty związane z niedotrzymaniem terminu płatności lub sposobu realizacji faktury?
Czy mają Państwo dość procedur związanych z dekretacją lub akceptacją dokumentów w firmie?
Czy zdarzyła się sytuacja, kiedy „podrzucono” do rozliczenia fakturę za towar, którego Państwo nie zamawialiście, a mimo to została ona zapłacona?
|
Powyżej wymienione sytuacje mają miejsce najczęściej w firmach, w których faktury muszą być sprawdzone i zatwierdzone przez wiele osób. W takich przypadkach z pomocą przychodzi rozwiązanie DMS (Document Management System), które jest odpowiedzią na wszelkie bolączki związane z brakiem usprawnień obiegu dokumentów w Państwa Firmie. Chcąc pokrótce opowiedzieć o jego największych zaletach należałoby zacząć od tego, że jest to program umożliwiający nadzór nad każdym rodzajem dokumentów w firmie. Niezależnie, czy są to dokumenty wewnętrzne, czy zewnętrzne, istnieje możliwość pełnej kontroli ich obiegu. Najbardziej „wrażliwym” rodzajem dokumentów są faktury, dlatego na ich przykładzie zostanie omówione funkcjonowanie DMS-u. Proces obiegu zaczyna się w momencie, gdy zeskanowany dokument pojawia się w systemie. Program intuicyjnie ewidencjonuje dane, a jednocześnie nadaje fakturze numer identyfikacyjny i trafia ona do odpowiedniego folderu – wirtualnego segregatora. Użytkownik ma możliwość dowolnego definiowania typu dokumentu. Elastyczny workflow wspomaga sprawne i szybkie wyznaczanie jego ścieżki za pomocą graficznych „bloczków”. To niewątpliwie wpływa na skrócenie czasu „podróży” faktury oraz stwarza możliwość obserwacji i monitorowania, co dzieje się z dokumentem. Tym samym zostaje zniwelowane ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktury. Jeżeli nie chcą Państwo, aby dokument trafił w niepowołane ręce, można nadać wyznaczonym osobom uprawnienia do podejmowania decyzji lub ograniczyć je tylko do przeglądania. Dzięki monitom wiadomo również, kto zapoznał się z formularzem. Istnieje możliwość otrzymywania e-mailem informacji o zmianach dokonywanych w statusie dokumentu. Dodatkową bardzo przydatną funkcją DMS-u jest łatwe i szybkie wyszukiwanie konkretnych faktur. Użytkownik sam wybiera kryteria swoich poszukiwań, przez co robi to szybciej i dokładniej. Ciekawym rozwiązaniem jest wspomniana wcześniej możliwość raportowania. Dzięki niej można w szybki i prosty sposób stworzyć zestawienie w formie tabeli lub wykresu kluczowych danych. Zestawienie to jest potężnym narzędziem kontrolingu. Wszystkie funkcje DMS udoskonalono tak, żeby podnieść wydajność pracy oraz zminimalizować ponoszone przez Państwa koszty. Dzięki temu programowi mogą Państwo w pełni zarządzać dokumentacją i pracą w firmie, co w niedługim czasie znajdzie odzwierciedlenie w przynoszonych zyskach, a na powyższe pytania odpowiedzą Państwo „nie”.
 skrócenie czasu obiegu faktury możliwość szybkiego reagowania na to, co się dzieje z dokumentem zapewnienie zgodności realizacji faktury z polityką finansową firmy obniżenie kosztów administracyjnych zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa informacji eliminacja bałaganu administracyjnego automatyzm rejestracji ujednolicenie procedur
elastyczny workflow raportowalność integralność ze skanerem możliwość pracy grupy użytkowników oparcie o przeglądarkę internetową wykorzystanie przeglądarki internetowej zamiast dodatkowego oprogramowania
Zapraszamy Państwa na prezentację naszego rozwiązania na żywo do naszej siedziby. Chętnie również przeprowadzimy prezentację u Państwa w Firmie. |